Personeelskosten, formatiebeheer en inhuur

Personeelskosten, formatiebeheer en inhuur

Om de gemeente als organisatie te laten functioneren moeten er kosten worden gemaakt in de sfeer van de bedrijfsvoering. Denk hierbij aan personeelskosten, inhuur, huisvestingskosten en overige apparaatskosten. Deze kosten worden verdeeld over de beleidsprogramma’s, de investeringen en de grondexploitaties.
Op de bedrijfsvoering  wordt altijd strak gestuurd, zodat de uitvoering  binnen de toegestane budgetten plaatsvindt op een, zo efficiënt mogelijke wijze. Strakke sturing is nodig omdat deze budgetten fors onder druk staan door oude en nieuwe bezuinigingen.

Ook dit jaar zijn we met het oog op bezuinigingen zeer terughoudend geweest met het invullen van vacatures.
Dat betekent wel dat we soms meer gebruik hebben gemaakt van de flexibele schil. Tijdelijke inhuur is een voorzichtige manier van werken wanneer dat afgezet wordt tegen het in dienst nemen van personeel.

In onderstaande tabel staat weergegeven hoe de realisatie zich verhoudt tot de begroting over de jaren 2013 en 2014. Het betreft de totale loonsombegroting inclusief loonsom bestuurders. Dat wil zeggen College, Raad, fracties en oud-wethouders

Bedragen in € 1.000

Jaar

Begroting  loonsom

Realisatie loonsom

meer uitgaven dan begroot

2013

106.260

111.414

-5.154

2014

103.756

101.366

-2.390

.

In onderstaande tabel is de loonsom en de FTE’s exclusief bestuurders vermeld. Bedragen in € 1.000

Jaar

Begroting  loonsom

Realisatie loonsom

meer uitgaven dan begroot

Fte begroot 31-12

Fte werkelijk      31-12

Boventalligen

Vacatures

2013

103.803

109.285

-5.482

1.608

1.488

43

163

2014

101.079

98.811

-2.268

1.562

 1.475

33

120

Gemiddeld in 2014

 1.568

  1.478

      29

119

De bovenstaande tabel behoeft enige toelichting als het gaat om de verwerking van het vertrekarrangement 2013. Vorig jaar hebben 115 medewerkers de organisatie verlaten. Dit heeft kosten met zich meegebracht die in de komende jaren terugverdiend gaan worden. Om dit te kunnen realiseren is de loonsomraming voor de vertrekkende medewerkers  gehandhaafd. In werkelijkheid behoeft geen salaris meer te worden betaald en daarmee worden de kosten ingelopen. Uiteraard is het niet zo dat vacatures van vertrokken medewerkers  niet opgevuld worden. Maar er wordt gemeentebreed wel minder en anders ingevuld, waardoor bezuinigingen gerealiseerd kunnen worden.
Om diezelfde reden is de toegestane formatie dan ook gehandhaafd op het oude niveau. Dus aantal FTE van 1.562 en de loonsom van € 103,7 miljoen is inclusief raming voor reeds vertrokken medewerkers. De realisatie  is uiteraard zonder de vertrokken medewerkers, maar daarentegen inclusief diegenen die de opengevallen plaatsen hebben opgevuld. De raming was dat er per saldo in 2014 € 2,5 miljoen minder aan salariskosten (of andere bezuinigingen  op afdelingen)  gemaakt zouden worden ter dekking van de kosten van het vertrekarrangement.

De realisatie loonsom is  lager dan de raming. De oorzaken voor deze lagere salariskosten bestaan uit een combinatie van hogere en lagere kosten salderend naar lagere kosten en lichten we hieronder toe.

Prijsverschillen
De loonsombudgetten zijn gebaseerd op de op één na hoogste periodiek van de loonsomschalen. Dit heeft tot  gevolg dat er prijsverschillen kunnen ontstaan ten opzichte van deze  norm. Deze kunnen zowel positief als negatief zijn. Een jonge startende ambtenaar zal lagere loonkosten dan geraamd met zich meebrengen en een oudere ambtenaar die het maximum van zijn schaal heeft bereikt, brengt meer loonkosten met zich mee. Onze organisatie heeft nog steeds  relatief veel ouder personeel in dienst  en daarmee zitten veel  medewerkers op het maximum van de schaal. De begroting is gebaseerd op het toegestane functiegebouw. Het kan echter voorkomen dat de werkelijk inschaling afwijkt van de formatieve inschaling bijvoorbeeld op grond van bestaande rechten. Het totaal van deze prijsverschillen leidt tot een hogere realisatie van € 2,3 miljoen

Tot de prijsverschillen moet ook de cao verhoging en de eenmalige uitkering worden gerekend. Deze elementen zijn niet in de loonsomraming meegenomen, maar elders op een stelpost geraamd. In de realisatie is dit uiteraard wel onderdeel van de loonsom geworden.

Boventalligen/ herschikkers
Medewerkers die herschikker zijn geworden als gevolg van bezuinigingen nemen we niet op in de begroting . Deze kosten  moeten binnen de bestaande begroting worden opgevangen. In de praktijk betekent dit dat wij in 2014 gemiddeld 29 medewerkers  hebben betaald, die niet in onze loonsombegroting zijn opgenomen. De loonsomrealisatie is hierdoor met  ca.  € 2 miljoen overschreden. Dekking van dit bedrag loopt door de gehele  rekening heen.

Opbrengsten
Voor de genoemde boventalligen proberen we om deze medewerkers zodanig in te zetten, dat ze hun eigen opbrengsten genereren. Hetzelfde geldt ook voor medewerkers die rendabel werken. Dit betekent dat zij zelf hun loonkosten moeten ‘verdienen’. Ook hier zijn de kosten als werkelijke loonkosten verantwoord maar staan er opbrengsten tegenover.

Vacatureruimte
In 2014 hadden we gemiddeld 119 vacatures; dit is het verschil tussen de begrote en de werkelijke fte's met daarbij opgeteld de boventalligen. In geld uitgedrukt geeft dit een loonsomruimte van € 7,2 miljoen. Om onze organisatie flexibel te laten functioneren, vullen we de vacatures waar mogelijk met een flexibele schil in. Daarnaast gebruiken we de vrijkomende middelen uit de vacatureruimte om de hierboven beschreven prijseffecten te compenseren. En voor een belangrijk deel wordt het in te verdienen bedrag van € 2,5 miljoen in verband met het vertrekarrangement hiermee gedekt.

INHUURKOSTEN
In onderstaand overzicht staat weergegeven voor welke categorie er is ingehuurd.
Als onderdeel van de bedrijfsvoering heeft de inhuur onze bijzondere aandacht. We streven ernaar om de uitgaven beperkt te houden binnen de  afgesproken spelregels.  Alvorens er extern wordt ingehuurd, wordt  altijd eerst gekeken naar interne oplossingen. Zo worden inhuurverzoeken in eerste instantie  besproken binnen het ambtelijk Mobiliteitsoverleg en indien mogelijk intern ingevuld. Inhuur wordt kritisch beoordeeld en alleen ingezet wanneer dit noodzakelijk is. Soms wordt er ingehuurd als tijdelijke invulling van een vacature, soms omdat er voor een bepaald project specifieke kennis noodzakelijk is en zo zijn er nog een aantal criteria. Van belang is om te weten of  alle inhuur gedekt is, hetzij  door vacatureruimte, hetzij door opbrengsten.

Hoewel we inhuur tot een noodzakelijk minimum willen beperken,  vinden wij het ook belangrijk om onze organisatie flexibel  te houden. In tijd van krimp kan het aantrekken van tijdelijk personeel door in te huren dan ook een keuze zijn.
In onderstaand overzicht staat weergegeven voor welke categorie er is ingehuurd.

Bedragen in € 1.000

Categorie

begroting 2013

begroting 2014

realisatie 2013

realisatie 2014

Programma's

1.378

1.464

1.706

1.969

Investeringen

0

0

0

15

Kostenplaatsen

6.990

6.412

9.233

13.303

Planexploitaties

0

0

1.981

1.328

Uit het overzicht blijkt dat we in de realisatie op de kostenplaatsen een stijging van de inhuur zien.  Gezien de bovenstaande toelichting op de keuze voor inzet flexibele schil is dit logisch. De inhuur op kostenplaatsen is       €  6,9 miljoen meer geweest dan was geraamd. Van deze extra inhuur is een deel ingezet voor de afdeling werk. Deze extra inhuur is ingezet voor de bevordering van uitstroom naar werk en beheersing van het bijstandsvolume. Deze middelen worden gedekt door rijksbudgetten. Als dan in ogenschouw wordt genomen dat de beschikbare vacatureruimte  € 7,2 miljoen was, mag geconcludeerd worden dat de inhuur gedekt is door externe opdrachten en budgetten ofwel is gebruikt als flexibele schil.